Thủ tục mua bán xe cũ giữa 2 công ty đòi hỏi sự chặt chẽ về mặt pháp lý và hệ thống chứng từ kế toán phức tạp hơn nhiều so với giao dịch giữa các cá nhân. Ngoài hợp đồng mua bán, hai bên cần đặc biệt lưu ý đến việc xuất hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận tài sản và các quyết định thanh lý tài sản cố định đúng quy định. Để nắm rõ quy trình sang tên và các loại giấy tờ cần thiết nhằm tránh rủi ro về thuế, hãy cùng Pháp Lý Xe tìm hiểu nhé.

1. Hướng dẫn thủ tục mua bán xe cũ giữa 2 công ty

Để đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối cho giao dịch giữa hai pháp nhân trong năm 2026, quy trình này cần được thực hiện dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Dưới đây là các bước chi tiết kèm theo căn cứ pháp lý cụ thể:

Bước 1: Xuất hóa đơn và hoàn thiện hồ sơ pháp nhân

Bên bán phải xuất Hóa đơn GTGT theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Kèm theo đó là Hợp đồng mua bán và Quyết định thanh lý tài sản của Hội đồng quản trị/Giám đốc theo quy định về quản lý tài sản cố định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.

Bước 2: Thủ tục thu hồi đăng ký, biển số (Bên bán)

Căn cứ Thông tư 24/2023/TT-BCA và các sửa đổi bổ sung năm 2025, bên bán phải kê khai trên Cổng dịch vụ công và nộp lại biển số, đăng ký xe cho cơ quan Công an. Sau khi hoàn tất, cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy chứng nhận thu hồi, đây là thành phần hồ sơ bắt buộc để bên mua thực hiện sang tên theo đúng quy định về định danh biển số.

Bước 3: Nộp thuế trước bạ và đăng ký xe (Bên mua)

Bên mua nộp lệ phí trước bạ mức 2% theo Nghị định 10/2022/NĐ-CP. Sau đó, thực hiện đăng ký xe tại cơ quan Công an nơi đặt trụ sở theo quy định tại Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024. Hồ sơ bao gồm hóa đơn VAT, giấy thu hồi, chứng từ lệ phí trước bạ và hồ sơ năng lực pháp nhân của công ty (giấy phép kinh doanh).

2. Quy trình mua bán xe giữa 2 công ty

Trong năm 2026, quy trình mua bán xe giữa hai công ty bắt đầu bằng việc hoàn thiện hồ sơ pháp nhân và xuất hóa đơn tài chính. Bên bán cần ban hành quyết định thanh lý tài sản, ký kết hợp đồng mua bán có đóng dấu của cả hai bên và bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là chứng từ quan trọng nhất để bên mua hạch toán tài sản và là căn cứ để cơ quan thuế xác định giá trị tính lệ phí trước bạ, đảm bảo tính minh bạch trong việc chuyển nhượng tài sản giữa hai đơn vị kinh tế.

Bước tiếp theo là thực hiện thủ tục thu hồi và hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định tại Thông tư 24/2023/TT-BCA. Bên bán có trách nhiệm kê khai trực tuyến trên Cổng dịch vụ công, sau đó nộp lại biển số và giấy đăng ký xe cho cơ quan Công an để nhận Giấy chứng nhận thu hồi. Song song đó, bên mua sử dụng mã hóa đơn điện tử để kê khai và nộp lệ phí trước bạ mức 2% qua hệ thống thuế điện tử hoặc ứng dụng ngân hàng. Việc nộp thuế này phải được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng để tránh bị xử phạt chậm nộp.

Cuối cùng, bên mua tiến hành đăng ký sang tên tại cơ quan Công an nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm Giấy chứng nhận thu hồi, hóa đơn GTGT, chứng từ nộp lệ phí trước bạ và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (Giấy phép kinh doanh, căn cước công dân của người đại diện). Sau khi cán bộ công an kiểm tra thực tế xe và đối soát số khung, số máy trên hệ thống dữ liệu quốc gia, bên mua sẽ được bấm biển số mới (biển định danh theo mã định danh của doanh nghiệp) và nhận giấy hẹn lấy đăng ký xe để chính thức hoàn tất quyền sở hữu.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng mua bán xe ô tô của công ty

3. Xử phạt nếu không sang tên xe

Việc không thực hiện thủ tục sang tên xe trong thời hạn 30 ngày kể từ khi ký kết hợp đồng mua bán sẽ bị xử phạt theo lỗi "Không làm thủ tục đăng ký sang tên xe theo quy định". Theo quy định tại Nghị định 100/2019/NĐ-CP (vẫn là căn cứ cốt lõi cho lỗi này trong năm 2026), mức phạt đối với tổ chức hoặc công ty cao gấp đôi so với cá nhân. Cụ thể, nếu bên mua là doanh nghiệp mà chậm trễ sang tên xe ô tô, mức phạt tiền sẽ dao động từ 4.000.000 VNĐ đến 6.000.000 VNĐ. Đối với xe máy, mức phạt dành cho tổ chức là từ 800.000 VNĐ đến 1.200.000 VNĐ.

Bên cạnh việc bị phạt tiền, hành vi chậm sang tên còn dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý phức tạp liên quan đến hệ thống biển số định danh. Trong năm 2026, khi dữ liệu được liên thông toàn quốc, nếu bên bán đã làm thủ tục thu hồi nhưng bên mua chưa đăng ký mới, phương tiện này sẽ bị coi là lưu thông bất hợp pháp với biển số không hiệu lực. Nếu bị CSGT dừng xe, phương tiện có thể bị tạm giữ để xác minh nguồn gốc, và mọi quyền lợi bồi thường từ bảo hiểm dân sự khi xảy ra tai nạn sẽ bị từ chối do thông tin trên giấy tờ không trùng khớp với chủ sở hữu thực tế.

Đặc biệt, lỗi "xe không chính chủ" hiện nay thường được phát hiện thông qua công tác điều tra giải quyết tai nạn giao thông hoặc qua việc đăng ký, khôi phục biển số định danh trên hệ thống VNeID. Đối với các công ty, việc chậm sang tên còn gây khó khăn cho việc hạch toán chi phí xăng dầu, bảo trì và khấu hao tài sản vào chi phí doanh nghiệp vì hóa đơn không hợp lệ về mặt sở hữu. Do đó, việc hoàn tất thủ tục sang tên trong vòng 30 ngày không chỉ là nghĩa vụ pháp lý để tránh bị phạt mà còn là bước bảo vệ tài sản và uy tín hoạt động của doanh nghiệp.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng mua bán xe máy công chứng

4. Nghĩa vụ tài chính cần nộp khi hai công ty mua bán xe

Nghĩa vụ tài chính quan trọng nhất khi hai công ty mua bán xe cũ là Lệ phí trước bạ. Theo quy định tại Nghị định 10/2022/NĐ-CP, mức thuế suất đối với xe cũ là 2% trên giá trị tài sản tại thời điểm sáp nhập hoặc chuyển nhượng. Giá trị này không dựa trên giá bán ghi trên hóa đơn mà dựa trên Bảng giá tính lệ phí trước bạ của Bộ Tài chính nhân với tỷ lệ phần trăm chất lượng còn lại của xe (khấu hao theo số năm sử dụng).

Bên cạnh đó, doanh nghiệp bên bán có nghĩa vụ phải xuất hóa đơn GTGT và kê khai thuế đầu ra. Thông thường, mức thuế suất VAT cho xe ô tô đã qua sử dụng là 10% (trừ các trường hợp đặc biệt được giảm thuế theo chính sách kích cầu tại từng thời điểm). Đây là nghĩa vụ thuế gián thu, bên mua sẽ thanh toán khoản này cho bên bán, và bên bán có trách nhiệm nộp lại vào ngân sách nhà nước. Khoản thuế này đồng thời giúp bên mua có căn cứ để khấu trừ thuế đầu vào và trích khấu hao tài sản cố định.

Khoản chi phí tiếp theo là Lệ phí cấp đổi giấy đăng ký và biển số theo Thông tư 155/2025/TT-BTC. Khi sang tên giữa hai công ty, nếu xe được chuyển về vùng có mức thu cao hơn hoặc thay đổi biển định danh của doanh nghiệp, bên mua phải nộp phí cấp biển mới. Tại các thành phố lớn như Hà Nội hay TP.HCM, lệ phí này có sự khác biệt rõ rệt giữa việc giữ nguyên biển cũ hay cấp mã định danh mới. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần thanh toán phí thu hồi hồ sơ gốc (khoảng 30.000 VNĐ) để hoàn tất quy trình chuyển đổi chủ sở hữu trên hệ thống.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần lưu ý các khoản phí dịch vụ phát sinh như phí đăng kiểm (nếu xe đến hạn kiểm định lại sau khi đổi chủ) và phí sử dụng đường bộ. Nếu việc sang tên diễn ra chậm trễ quá 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải nộp thêm khoản tiền chậm nộp thuế được tính theo tỷ lệ 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp. Việc hoàn thành các nghĩa vụ tài chính này một cách đầy đủ và đúng hạn là điều kiện bắt buộc để hệ thống VNeID cập nhật quyền sở hữu phương tiện cho công ty mua.

Mọi người cũng hỏi

Quy trình nộp thuế trước bạ khi mua bán xe cũ giữa 2 công ty?

Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế trực tuyến trên Cổng dịch vụ công bằng chữ ký số dựa trên hóa đơn GTGT và bộ hồ sơ thanh lý, sau đó hệ thống sẽ cấp mã hồ sơ để nộp tiền điện tử vào ngân sách nhà nước. Sau khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính với mức thuế 2% trên giá trị khấu hao, dữ liệu sẽ tự động đồng bộ sang cơ quan Công an để bên mua tiếp tục thực hiện thủ tục sang tên theo quy định năm 2026.

Thủ tục sang tên xe sau khi mua bán xe cũ giữa 2 công ty?

Bên mua nộp hồ sơ đăng ký sang tên xe tại cơ quan đăng ký xe theo thẩm quyền. Hồ sơ đăng ký sang tên xe bao gồm: Giấy tờ đăng ký xe ô tô, giấy phép kinh doanh của công ty, Giấy chứng nhận nộp thuế trước bạ, Hợp đồng mua bán xe, Giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật (nếu có). Cơ quan đăng ký xe kiểm tra hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký xe mới cho bên mua.

Lưu ý khi mua bán xe cũ giữa 2 công ty?

Khi mua bán xe giữa 2 công ty, bên bán phải xuất hóa đơn GTGT (làm căn cứ tính lệ phí trước bạ) và thực hiện thủ tục thu hồi biển số, đăng ký xe trên Cổng dịch vụ công. Bên mua cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm hóa đơn, hợp đồng mua bán có đóng dấu hai bên và quyết định thanh lý tài sản để làm thủ tục sang tên, đóng thuế trong vòng 30 ngày nhằm tránh bị xử phạt lỗi "xe không chính chủ" theo quy định năm 2026.

Thủ tục sang tên xe cũ giữa 2 công ty có phức tạp không?

Thủ tục sang tên xe giữa hai công ty không quá phức tạp nhưng yêu cầu sự chuẩn xác tuyệt đối về hồ sơ pháp nhân và hóa đơn tài chính. Theo quy định năm 2026, quy trình gồm 3 bước chính: Bên bán thực hiện thu hồi đăng ký/biển số trên Cổng dịch vụ công; bên mua nộp thuế trước bạ điện tử (2%); và cuối cùng là nộp hồ sơ gồm hóa đơn GTGT, biên bản thanh lý và quyết định bán xe tại cơ quan Công an để bấm biển số mới.

Chi phí sang tên xe cũ giữa 2 công ty bao gồm những khoản nào?

Chi phí sang tên xe giữa 2 công ty năm 2026 chủ yếu gồm lệ phí trước bạ (2%) tính trên giá trị khấu hao và lệ phí cấp đổi biển số theo khu vực. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thanh toán phí dịch vụ cà số khung số máy, phí đăng kiểm lại (nếu hết hạn) và các chi phí liên quan đến xuất hóa đơn GTGT. Tổng số tiền sẽ thay đổi tùy thuộc vào thời gian sử dụng của xe và địa phương đăng ký trụ sở chính của công ty bên mua.

Hóa đơn VAT có bắt buộc khi mua bán xe cũ giữa 2 công ty không?

Hóa đơn GTGT (VAT) là chứng từ bắt buộc trong giao dịch mua bán xe giữa hai công ty, đóng vai trò là căn cứ pháp lý để bên mua kê khai tài sản và nộp lệ phí trước bạ. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc thiếu hóa đơn sẽ khiến hồ sơ sang tên tại cơ quan Công an bị từ chối và doanh nghiệp bán có thể bị xử phạt về hành vi vi phạm quy định kế toán. Ngoài ra, hóa đơn này còn giúp bên mua thực hiện khấu trừ thuế đầu vào và trích khấu hao tài sản cố định một cách hợp lệ trên hệ thống quản lý của năm 2026.

Thủ tục mua bán xe cũ giữa 2 công ty khi được thực hiện chuẩn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác hạch toán tài sản và tránh các rủi ro pháp lý về thuế. Việc hoàn tất sang tên đúng quy định không chỉ khẳng định quyền sở hữu hợp pháp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận hành kinh doanh lâu dài. Nếu công ty bạn cần hỗ trợ soạn thảo hợp đồng chuyên sâu hoặc xử lý các vướng mắc về hóa đơn chứng từ, hãy liên hệ với Pháp Lý Xe để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp.