Trong quá trình mua bán xe ô tô tại Nhật Bản, việc sang tên đổi chủ là một bước quan trọng và không thể tránh khỏi. Điều này không chỉ đảm bảo tính pháp lý của giao dịch mà còn giúp người mua và người bán có thể yên tâm về quyền sở hữu và trách nhiệm pháp lý liên quan đến chiếc xe ô tô mới. Tuy nhiên, quy trình này đòi hỏi sự tỉ mỉ và tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật Nhật Bản.
Ở Nhật, ngoài việc mua xe mới để lái, chúng ta còn có thể mua xe cũ trên các website bán xe trực tuyến, cửa hàng bán xe cũ hoặc mua, hỏi thăm bạn bè, người quen có nhu cầu trao đổi xe. Đặc biệt với những người mới tập lái xe, tốt nhất bạn nên mua xe cũ và tập lái thành thạo trước khi mua xe mới. Nếu mua xe cũ, bạn cần phải làm thủ tục đổi tên từ chủ cũ sang chủ mới, trong tiếng Nhật gọi là “megi henko” (thay đổi bề ngoài). Nếu bạn mua qua cửa hàng ô tô cũ, họ sẽ giúp bạn hoàn tất quy trình này (có tính phí). Nếu mua, mượn xe qua bạn bè thì bạn phải tự mình làm thủ tục đổi tên. Tự mình thực hiện công việc có ưu điểm là giảm chi phí so với việc thuê bên thứ ba trợ giúp. (Thông thường chi phí thuê bên thứ ba làm là gần 30.000 yên và tự mình làm tất cả các thủ tục chỉ mất khoảng 2.000 yên).
Ở bài viết dưới đây tôi sẽ giới thiệu những thủ tục, giấy tờ cần thiết từ lúc chủ cũ nhận xe cho đến lúc bàn giao cho chủ mới.
Sau khi thỏa thuận giá cả, bên mua và bên bán cần hoàn tất thủ tục chuyển quyền sở hữu xe cho chủ mới. Thủ tục này cũng có nghĩa là cơ quan hành chính và công an biết xe đã có chủ mới và do đó có thể bắt đầu nộp thuế cho xe kể từ thời điểm chuyển nhượng. Về nguyên tắc, chủ sở hữu mới phải hoàn tất các thủ tục này và yêu cầu chủ sở hữu cũ cung cấp các giấy tờ cần thiết.
Ngoài ra có thể nhận xe trước rồi làm thủ tục này vào thời gian rảnh của của chủ mới.
2. Thủ tục sang tên đổi chủ xe ô tô ở Nhật
Để tiến hành sang tên xe ô tô tại Nhật Bản thì cần tuân thủ các thủ tục sau:
2.1. Đăng ký chỗ để xe
Nếu nhà riêng thì có sẵn chỗ để xe là nhà của mình sở hữu -> không cần làm thủ tục này.
Trường hợp nhà thuê:
Nếu nhà có chỗ để xe -> Đăng ký với chủ nhà hoặc công ty quản lý. Họ sẽ cung cấp cho mình giấy chứng nhận chỗ để xe và sơ đồ chỗ để xe.
Nếu nhà không có chỗ để xe -> Thuê chỗ để xe từ một bãi gần nhà (cần cách nhà không quá 2km). Tiếng Nhật gọi là 月極 駐車場. Tra Google với từ khóa này thường sẽ cho ra những chỗ gần nhà. Như mình thử quan sát thì quanh nhà cũng có mấy bãi đậu xe, họ có số điện thoại. Có thể trực tiếp gọi điện hỏi xem có chỗ trống không. Trường hợp thuê chỗ đậu xe này mình chưa làm thử, nhưng khả năng cao là cũng sẽ có được giấy chứng nhận chỗ để xe và sơ đồ chỗ để xe.
2.2. Đăng ký 車庫証明書 với sở cảnh sát
Nên vào trang của tỉnh/thành phố để xem cụ thể giấy tờ cần thiết.
Các giấy tờ cần thiết tóm tắt lại gồm có: (trường hợp chỗ để xe của nhà đi thuê)
自動車保管場所証明申請書（２通）及び保管場所標章交付申請書（２通）[４枚組１セット] – Giấy đăng ký chỗ để xe như link trên.
保管場所の所在図・配置図 (bản đồ chỗ để xe, như phần trên đã trình bày)
保管場所使用権原疎明書面 (giấy chứng nhận quyền sử dụng chỗ để xe, như phần trên đã trình bày)
Sau khi có đầy đủ giấy tờ như trên thì đem đến nộp tại sở cảnh sát, quầy làm thủ tục 車庫証明書.
Chú ý địa chỉ sở cảnh sát khác nhau tùy khu vực nên cần lên trang chủ của sở cảnh sát tỉnh/thành phố để biết được địa chỉ cụ thể.
Nếu không có vấn đề gì thì bạn sẽ có 車庫証明書 trong khoảng 3 ngày làm việc. (chú ý họ không làm cuối tuần, có nghỉ trưa nên thường tiện nhất là ghé qua sáng sớm trước khi đi làm).
2.3. Đăng ký 名義変更 tại 運輸局
Sau khi đã có 車庫証明書 thì lái xe muốn chuyển tên, mang kèm các giấy tờ cần thiết khác đến 運輸局 để hoàn tất thủ tục đổi tên. Đây là bước cuối cùng bạn cần làm thủ tục.
Giấy tờ như đã trình bày ở trên, gồm có:
譲渡証明書 (旧所有者の実印の押印があるもの)
旧所有者の印鑑証明書 (発行日から3ヵ月以内のもの)
新所有者の印鑑証明書 (発行日から3ヵ月以内のもの)
旧所有者の委任状 (旧所有者の実印の押印があるもの)
新所有者の委任状 (新所有者の実印の押印があるもの)
車検証 (車検が切れていないこと)
新使用者の車庫証明書 (発行日から1ヵ月以内のもの)
Ngoài ra có thêm một số giấy tờ sau sẽ làm tại 運輸局
手数料納付書 (tổng chi phí khoảng hơn 2,000円 một chút)
自動車税・自動車取得税申告書 (đăng ký thông tin xe để nộp thuế năm tiếp theo)
申請書（第1号様式） (giấy đăng ký 名義変更, có thể tự in và điền trước nhưng cần chú ý in giấy phù hợp để máy của họ đọc được – Phần ô vuông điền thông tin phải viết bằng bút chì, phần ký tên đóng dấu thì viết bằng bút bi đen không xóa được). Theo như kinh nghiệm cá nhân thì một số thông tin phải xem tờ mẫu mới điền được nên chỉ cần ký tên đóng dấu trước, phần còn lại khi đến cơ quan viết cũng được.
Tại trung tâm sẽ làm thủ tục mất khoảng 45 phút – 1 tiếng tùy đông hay vắng. Nhân viên họ rất nhiệt tình và quá trình làm việc khá suôn sẻ nên có thể yên tâm không lo lắng lắm nếu đã đủ giấy tờ ở trên.
Hoàn tất thủ tục, họ sẽ giao biển xe mới, tự mình lắp vào xe. Lắp biển mới xong họ sẽ kiểm tra lại một lần nữa, đóng dấu vào biển và hoàn tất thủ tục. Họ sẽ bảo mọi thứ không vấn đề gì cả, bạn có thể lái xe về.
3. Giấy tờ và hồ sơ cần thiết khi sang tên xe ô tô ở Nhật bản
譲渡証明書 (giấy chuyển nhượng)
Đây là giấy nhượng quyền sở hữu xe từ chủ cũ sang chủ mới. Cần xin con dấu của chủ cũ.
印鑑証明書 của chủ cũ (旧所有者の印鑑証明書)
Xin giấy chứng nhận con dấu của chủ cũ. Có thể lấy tại combini nếu chủ cũ đã đăng ký con dấu với cơ quan hành chính (区役所・市役所). Hoặc có thể lên 役所 để xin.
印鑑証明書 của chủ mới (新所有者の印鑑証明書)
Xin giấy chứng nhận con dấu của chủ mới. Có thể lấy tại combini nếu chủ mới đã đăng ký con dấu với cơ quan hành chính (区役所・市役所). Hoặc có thể lên 役所 để xin.
委任状(giấy ủy quyền)
Đây là giấy ủy thác cần thiết nếu chủ mới hoặc chủ cũ không tự đi làm giấy tờ được. Trong giấy ghi rõ tên/địa chỉ người đi làm thủ tục, lý do ủy thác là 移転登録, số đăng ký xe và tên/địa chỉ/con dấu của chủ cũ và chủ mới.
Như trường hợp mình là chủ mới tự đi làm vẫn xin giấy này mang đi.
車検証
Giấy chứng nhận kiểm tra xe chưa hết hạn. Giấy này có từ chủ cũ. Khi mua xe chú ý phải có giấy này, nếu hết hạn rồi thì phải nhờ chủ cũ đi làm 車検 trước.
車庫証明書 của chủ mới (新使用者の車庫証明書)
Đây là giấy tờ chứng minh chủ mới có chỗ đậu xe. Giấy tờ này mất thời gian nhất và thường phải làm đầu tiên. Đăng ký tại sở cảnh sát nơi có thẩm quyền đăng ký (thường sẽ là sở cảnh sát gần nhà, nhưng cần đối chiếu để biết chính xác). Bên dưới sẽ nói rõ hơn cách đăng ký giấy này.
申請書（第1号様式)
Giấy đăng ký chuyển tên. Có thể làm tại trung tâm hành chính (trong giấy có cần con dấu của chủ cũ nhưng nếu đã có 印鑑証明書 rồi thì không cần)
Trường hợp mình có xin sẵn con dấu của chủ cũ, nhưng đến nơi họ không đọc được giấy do mình photo, phải viết lại tờ họ đưa cho. Tờ mới này mình không có dấu của chủ cũ nhưng vẫn được chấp nhận. Vậy nếu muốn chắc bạn có thể xin sẵn dấu của chủ cũ vào tờ này rồi mang nộp thử.
4. Các câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: Để sang tên xe ô tô tại Nhật Bản, chủ xe mới cần chuẩn bị những giấy tờ nào?
Để thực hiện thủ tục sang tên xe ô tô tại Nhật Bản, chủ xe mới cần chuẩn bị các giấy tờ bao gồm Tờ khai đăng ký sang tên, Giấy tờ tùy thân, Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô, Hợp đồng mua bán được công chứng hoặc chứng thực, Chứng từ nộp lệ phí trước bạ, và Hồ sơ gốc của xe (trong trường hợp sang tên khác tỉnh thành).
Câu hỏi 2: Thủ tục sang tên xe ô tô khi ở cùng tỉnh ở Nhật Bản có những bước nào?
Đối với thủ tục sang tên xe ô tô cùng tỉnh ở Nhật Bản, quy trình khá đơn giản và bao gồm 5 bước: Làm hợp đồng và công chứng, Nộp lệ phí trước bạ ô tô, Nộp hồ sơ đăng ký sang tên xe, Nộp lệ phí đăng ký xe, và Nhận giấy hẹn để lấy Giấy chứng nhận đăng ký xe mới.
Câu hỏi 3: Thủ tục sang tên xe ô tô khi chuyển giữa các tỉnh ở Nhật Bản có những bước nào?
Quá trình sang tên xe ô tô giữa các tỉnh ở Nhật Bản đòi hỏi một số bước phức tạp hơn. Bao gồm việc ký kết và công chứng hợp đồng, nộp lệ phí trước bạ, rút hồ sơ gốc của xe ở nơi người bán đăng ký, nộp hồ sơ đăng ký sang tên xe ở nơi người mua đăng ký thường trú, nộp lệ phí đăng ký xe, bốc và nhận biển số mới, và nhận Giấy chứng nhận đăng ký xe.
Trong tất cả các giao dịch mua bán xe ô tô tại Nhật Bản, việc sang tên đổi chủ là một bước không thể thiếu để đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm của cả người mua và người bán. Quy trình này có thể đòi hỏi một số thủ tục phức tạp nhưng đồng thời cũng là cơ hội để các bên liên kết với nhau theo đúng quy định của pháp luật, từ đó tạo ra sự minh bạch và tin cậy trong thị trường ô tô của đất nước Mặt trời mọc. Pháp Lý Xe xin cảm ơn Quý khách đã theo dõi bài viết.
