Mẫu hợp đồng nguyên tắc thuê xe là một văn bản pháp lý quan trọng, đặt nền tảng cho các giao dịch thuê xe trong tương lai giữa các bên. Hợp đồng này giúp xác định các điều khoản chung, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động thuê xe. Cùng Pháp lý xe tìm hiểu chi tiết cách lập mẫu hợp đồng này qua bài viết dưới đây.
1. Khái niệm và cơ sở pháp lý của hợp đồng nguyên tắc thuê xe
Hợp đồng nguyên tắc thuê xe là văn bản thỏa thuận các điều khoản cơ bản, làm cơ sở cho các hợp đồng thuê xe cụ thể sau này.
Hợp đồng nguyên tắc thuê xe được xem là hợp đồng khung, chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể tại Điều 402 về hợp đồng dân sự. Hợp đồng này không quy định chi tiết từng giao dịch cụ thể mà chỉ xác định các nguyên tắc chung như giá thuê, trách nhiệm, và điều kiện hợp tác, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo các hợp đồng sau.
Theo Luật Đường bộ 2024, xe dùng để cho thuê phải đáp ứng các yêu cầu về đăng kiểm, bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc, và phù hiệu (nếu kinh doanh vận tải). Hợp đồng nguyên tắc cần nêu rõ các điều kiện này để đảm bảo xe được cung cấp phù hợp với quy định pháp luật.
Hợp đồng nguyên tắc thuê xe thường được sử dụng trong các mối quan hệ hợp tác lâu dài, chẳng hạn giữa doanh nghiệp vận tải và đơn vị cho thuê xe. Theo Nghị định 10/2022/NĐ-CP, nếu xe được thuê để kinh doanh vận tải, bên cho thuê phải có giấy phép kinh doanh vận tải và cung cấp thông tin xe đầy đủ.
Thuế giá trị gia tăng liên quan đến dịch vụ thuê xe phải được kê khai theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Thông tư 25/2018/TT-BTC. Hợp đồng nguyên tắc cần quy định rõ trách nhiệm xuất hóa đơn VAT để đảm bảo tính hợp pháp của chi phí thuê xe trong hạch toán kế toán.
2. Mẫu hợp đồng nguyên tắc thuê xe
Mẫu hợp đồng nguyên tắc thuê xe (dành cho tổ chức)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
———-oOo———-
HỢP ĐỒNG THUÊ XE
Số: …… – ……./HĐTX
– Căn cứ Bộ Luật Dân sự 2015;
– Căn cứ Luật thương mại 2005;
– Căn cứ vào nhu cầu và khả năng cung ứng của các bên dưới đây.
Hôm nay, ngày … tháng … năm …, chúng tôi gồm:
BÊN A: CÔNG TY …………………. (Bên thuê)
– Địa chỉ: ………………………..
– Đại diện: ……………………….. – Chức vụ: Giám đốc
– Mã số thuế: ………………………..
BÊN B: CÔNG TY ……………………….. (Bên cho thuê)
– Địa chỉ: ………………………..
– Điện thoại: ………………………..
– Đại diện: ……………………….. – Chức vụ: Giám đốc
– Mã số thuế: ………………………..
Sau khi bàn bạc, thỏa thuận, hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng thuê xe với các điều khoản như sau:
ĐIỀU 1: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG
Bên A đồng ý thuê của bên B một xe ô tô du lịch 07 chỗ ngồi, bao gồm cả lái xe trong thời gian cho thuê.
+ Xe……………………….sản xuất năm …, biển số kiểm soát …………………
+ Lái xe: ……………………….., sinh năm ………….., giấy phép lái xe số ………. cấp ngày …………………
>>> Tải ngay: Mẫu hợp đồng nguyên tắc thuê xe (dành cho tổ chức) tại đây!
Mẫu hợp đồng nguyên tắc thuê xe (dành cho cá nhân)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG THUÊ XE
– Căn cứ Bộ Luật Dân sự 2015;
– Căn cứ Luật thương mại 2005;
– Căn cứ vào nhu cầu và khả năng cung ứng của các bên dưới đây.
Hôm nay, ngày …. tháng …. năm ……., tại ……………………………………., chúng tôi gồm:
BÊN CHO THUÊ (sau đây gọi là Bên A)
Ông: …………………………………. Sinh năm: ……………..
CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ……………….. do ……………. cấp ngày ………………..
Hộ khẩu thường trú tại: ………………………………………………………………………..
Bà: …………………………………. Sinh năm: ……………..
CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ………………… do …………… cấp ngày ………………..
Hộ khẩu thường trú tại: ………………………………………………………………………..
BÊN THUÊ (Sau đây gọi tắt là Bên B)
Ông: …………………………………. Sinh năm: ……………..
CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ……………….. do ……………. cấp ngày ………………..
Hộ khẩu thường trú tại: ………………………………………………………………………..
Bà: …………………………………. Sinh năm: ……………..
CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ………………… do …………… cấp ngày ………………..
Hộ khẩu thường trú tại: ………………………………………………………………………..
Hai bên đã thỏa thuận và thống nhất ký kết Hợp đồng thuê xe ôtô với những điều khoản cụ thể như sau:
Điều 1. Đặc điểm và thỏa thuận thuê xe
Bằng hợp đồng này, Bên A đồng ý cho Bên B thuê và bên B đồng ý thuê xe ô tô có đặc điểm sau đây:
Nhãn hiệu: ……………………… Số loại: ………………
Loại xe: ………………. Màu Sơn: …………………
Số máy: ………………. Số khung: …………………….
Số chỗ ngồi: ……………… Đăng ký xe có giá trị đến ngày: ……………….
Xe ô tô có biển số ………… theo giấy đăng ký ô tô số ……… do ……………. cấp ngày ………… đăng ký lần đầu ngày ………. được mang tên…………. tại địa chỉ: …………
Giấy chứng nhận kiểm định số …………… do Trung tâm đăng kiểm xe cơ giới số ………., Cục đăng kiểm Việt Nam cấp ngày …………………
– Bên A cam đoan trước khi ký bản Hợp đồng này, xe ô tô nêu trên:
+ Không có tranh chấp về quyền sở hữu/sử dụng;
+ Không bị ràng buộc bởi bất kỳ Hợp đồng thuê xe ô tô nào đang có hiệu lực.
– Bên B cam đoan: Bên B được cấp giấy phép lái xe hạng …. số …………. có giá trị đến ngày ……………………. (nếu bên B với tư cách cá nhân)
>>> Tải ngay: Mẫu hợp đồng nguyên tắc thuê xe (dành cho cá nhân) tại đây!
Xem thêm: Hướng dẫn soạn mẫu hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới chi tiết
Xem thêm: Mẫu hợp đồng thanh lý xe ô tô mới nhất và đầy đủ chi tiết
3. Nội dung cần có trong mẫu hợp đồng nguyên tắc thuê xe
Một mẫu hợp đồng nguyên tắc thuê xe đầy đủ cần bao gồm các điều khoản cơ bản để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.
Thông tin các bên tham gia hợp đồng phải được ghi rõ, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số chứng minh nhân dân/căn cước công dân của bên thuê và bên cho thuê. Nếu bên cho thuê là tổ chức, cần cung cấp thông tin giấy phép kinh doanh vận tải để xác minh tư cách pháp lý.
Nguyên tắc về giá thuê và phương thức thanh toán cần được xác định, ví dụ khung giá thuê xe theo ngày, tháng hoặc chuyến, và các chi phí phát sinh như nhiên liệu, phí cầu đường. Theo Thông tư 100/2021/TT-BTC, các khoản chi phí này cần được ghi nhận chính xác trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp.
Điều kiện cung cấp xe phải được nêu rõ, bao gồm loại xe (xe tải, xe khách), tải trọng, tình trạng kỹ thuật, và các giấy tờ pháp lý liên quan như đăng kiểm, bảo hiểm. Điều này đảm bảo xe đáp ứng các yêu cầu của Luật Đường bộ 2024 và phù hợp với mục đích sử dụng.
Thời hạn hiệu lực của hợp đồng nguyên tắc cần được quy định, ví dụ 1 năm hoặc 2 năm, kèm theo điều kiện gia hạn hoặc chấm dứt. Theo Điều 402 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng nguyên tắc có thể được gia hạn nếu các bên đồng ý và không vi phạm pháp luật.
Quyền và nghĩa vụ của các bên cần được nêu chi tiết, như bên cho thuê phải cung cấp xe đúng tiêu chuẩn, còn bên thuê phải thanh toán đúng hạn và sử dụng xe đúng mục đích. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi của cả hai bên theo quy định của Nghị định 10/2022/NĐ-CP.
Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê xe vận chuyển đầy đủ và đúng pháp lý
4. Quy trình lập mẫu hợp đồng nguyên tắc thuê xe
Việc lập mẫu hợp đồng nguyên tắc thuê xe cần tuân thủ các bước rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả. Dưới đây là quy trình chi tiết theo pháp luật Việt Nam hiện hành.
- Bước 1: Thỏa thuận các nguyên tắc cơ bản. Hai bên cần thống nhất các điều khoản chung như giá thuê, loại xe, thời hạn hợp đồng, và trách nhiệm của mỗi bên. Hợp đồng phải tuân thủ quy định của Bộ luật Dân sự 2015 và không chứa nội dung trái pháp luật.
- Bước 2: Kiểm tra tư cách pháp lý. Bên thuê cần xác minh giấy phép kinh doanh vận tải của bên cho thuê (nếu có) và đảm bảo xe được cung cấp đáp ứng các yêu cầu về đăng kiểm, phù hiệu theo Nghị định 10/2022/NĐ-CP.
- Bước 3: Soạn thảo hợp đồng. Hợp đồng cần được lập thành văn bản, bao gồm các điều khoản cơ bản như đã nêu ở trên. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 91/2022/NĐ-CP, hợp đồng điện tử cũng được công nhận nếu sử dụng chữ ký số hợp lệ.
- Bước 4: Ký kết hợp đồng. Hai bên ký hợp đồng và đóng dấu (nếu là tổ chức), đảm bảo mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau. Biên bản ký kết có thể được lập để ghi nhận thời điểm hợp đồng có hiệu lực.
- Bước 5: Lưu trữ và áp dụng. Hợp đồng nguyên tắc cần được lưu trữ cẩn thận để làm cơ sở cho các hợp đồng thuê xe cụ thể sau này. Theo Thông tư 25/2018/TT-BTC, các chứng từ liên quan đến hợp đồng cần được lưu trữ để phục vụ kiểm tra thuế.
5. Lưu ý khi lập và sử dụng mẫu hợp đồng nguyên tắc thuê xe
Để đảm bảo hợp đồng nguyên tắc thuê xe đạt hiệu quả và tuân thủ pháp luật, các bên cần lưu ý một số điểm quan trọng.
Hợp đồng nguyên tắc cần quy định rõ ràng về trách nhiệm bảo trì và sửa chữa xe trong thời gian thuê, đặc biệt khi xe gặp sự cố kỹ thuật. Theo Điều 475 Bộ luật Dân sự 2015, bên cho thuê chịu trách nhiệm bảo đảm xe ở tình trạng tốt, trừ khi có thỏa thuận khác.
Bên thuê cần kiểm tra kỹ thông tin pháp lý của xe, như giấy đăng kiểm, bảo hiểm bắt buộc, và phù hiệu vận tải (nếu xe dùng để kinh doanh vận tải). Theo Nghị định 10/2022/NĐ-CP, sử dụng xe không đủ điều kiện có thể bị phạt từ 4 đến 6 triệu đồng.
Hợp đồng nên bao gồm điều khoản về giải quyết tranh chấp, ưu tiên thương lượng hoặc hòa giải. Nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được giải quyết tại tòa án có thẩm quyền, phù hợp với quy định của Bộ luật Dân sự 2015.
Việc xuất hóa đơn VAT cần được thực hiện đúng quy định, đặc biệt khi bên thuê là doanh nghiệp cần hạch toán chi phí. Theo Thông tư 25/2018/TT-BTC, hóa đơn không hợp lệ sẽ không được khấu trừ thuế, gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.
Hợp đồng nguyên tắc cần được xem xét định kỳ để cập nhật các thay đổi về pháp luật hoặc điều kiện hợp tác. Theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP, nếu sử dụng hợp đồng điện tử, cần đảm bảo tính bảo mật và khả năng truy xuất dữ liệu khi cần thiết.
Mẫu hợp đồng nguyên tắc thuê xe là công cụ quan trọng giúp các bên thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài, minh bạch và hợp pháp trong việc thuê xe. Để được tư vấn chi tiết và tải mẫu hợp đồng chuẩn, hãy liên hệ Pháp lý xe để nhận hỗ trợ từ các chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp.